அனைவருக்கும் தங்களது தகவல்களை பாதுகாப்பது மிகமுக்கியமான அம்சமாக இருக்கிறது. எனினும் சிலர் தங்களது முக்கியமற்ற தகவல்களையும் பாதுகாப்பாக வைக்கவே விரும்புவர். உலகளவில் தனி்யுரிமை சார்ந்து பல்வேறு பிரச்சனைகள் ஏற்படும் நிலையில், பலர் தங்களது தகவல்களை பாதுகாப்பதில் அதிக கவனம் செலுத்த துவங்கியுள்ளனர்.

இது கேட்க விசித்திரமாக இருந்தாலும், ஒவ்வொரு ஃபைலையும் பாதுகாப்பது சிறப்பானதாகவே இருக்கும். இவ்வாறு செய்வது பாதுகாப்பு வல்லுநர்கள் அளவு சிறப்பானதாக இருக்காது என்றாலும், சில வழிமுறைகளை தெரிந்து கொள்வதன் மூலம் உங்களது மைக்ரோசாஃப்ட் ஒன்நோட் மற்றும் மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ் ஃபைல்களை பாதுகாக்க வழி செய்கிறது.

மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ்

மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ் ஃபைல்களை என்க்ரிப்ட் செய்வது மிகவும் சுலபமானது தான். ஃபைல் — இன்ஃபோ — ப்ரோடெக்ட் டாக்யூமென்ட் ஆப்ஷன்களுக்கு சென்று பாஸ்வேர்டு மூலம் என்க்ரிப்ட் செய்யக்கோரும் ஆப்ஷனை தேர்வு செய்ய வேண்டும். இனி பாஸ்வேர்டை பதிவு செய்து என்டர் பட்டனை க்ளிக் செய்ய வேண்டும். இனி உங்களது ஃபைல் என்க்ரிப்ட் செய்யப்பட்டு விடும். இதன் பின் ஃபைல்களை திறக்கும் போது பாஸ்வேர்டு பதிவிட வேண்டும்.

என்க்ரிப்ட்

மைக்ரோசாஃப்ட் ஒன்நோட் சேவையில் என்க்ரிப்ஷன் சற்றே வித்தியமாசமாக இருக்கும். வொர்டு, எக்செல் மற்றும் பவர்பாயின்ட் டாக்குமென்ட்களை ஒரே பாஸ்வேர்டு மூலம் என்க்ரிப்ட் செய்ய முடியும், ஒன்நோட் சேவையில் உள்ள வெவ்வேறு நோட்களை வித்தியாச நோட்பேட்களை பயன்படுத்த முடியும்.

பாஸ்வேர்டு

தனித்தனி நோட்பேட்களை என்க்ரிப்ட் செய்வது சலிப்பாக இருக்கும், ஏனெனில் ஒவ்வொரு நோட்புக்கிற்கும் தனித்தனி பாஸ்வேர்டு பதிவிட வேண்டியிருக்கும். நீங்கள் ஒரே பாஸ்வேர்டினை ஒவ்வொரு ஃபைலுக்கும் செட் செய்யலாம், ஆனால் இவ்வாறு செய்யும் போது ஒவ்வொரு ஃபைலுக்கும் தனித்தனியே பாஸ்வேர்டு செட் செய்ய வேண்டும்.

ப்ரோடெக்ஷன்

மேலும் நீங்கள் ஒன்நோட் பகுதிகளில் பல்வேறு பாஸ்வேர்டு மூலம் லாக் செய்யலாம், இதற்கு பாஸ்வேர்டு ப்ரோடெக்ஷன் ஆப்ஷனை பயன்படுத்தலாம். ஏற்கனவே இருக்கும் என்க்ரிப்ஷன் பாஸ்வேர்டை ரைட் க்ளிக் செய்து, அனைத்து பகுதிகளையும் லாக் செய்யக்கோரும் ஆப்ஷனை க்ளிக் செய்ய வேண்டும். இதை செய்ய CTRL + ALT + L பட்டனையும் பயன்படுத்தலாம். லாக் செய்யப்பட்டால் நோட்புக் பகுதிகளை தேட முடியாது. அவற்றை தனித்தனியே அன்லாக் செய்யப்பட வேண்டும்.

ஒன்நோட்

நீங்கள் அவற்றை அடிக்கடி பயன்படுத்தவில்லை எனில், அன்லாக் செய்யப்பட்ட பாஸ்வேர்டு-ப்ரோட்டெட் பகுதிகள் சில காலக்கட்டத்திற்கு பின் லாக் ஆகிவிடும். இது அதிகளவு பாதுகாப்பை வழங்கினாலும், அடிக்கடி செக்ஷன்களை மாற்றும் போது அதிக சவுகரியமாக இருக்காது. லாக் டைமை கஸ்டமைஸ் செய்து, குறிப்பிட்ட பகுதிகளின் பாஸ்வேர்டு ப்ரோடெக்ஷன் இருப்பின், நீங்கள் ஃபைல்–ஆப்ஷன்–அட்வான்ஸ்டு ஆப்ஷன்களில் லுக் ஃபார் பாஸ்வேர்டு ஆப்ஷனை தேர்வு செய்ய வேண்டும். இங்கு மூன்று ஆப்ஷன்கள் இருக்கும், இதில் ஒன்று உங்களை டைம் லாக் செய்ய வைக்கும். ஒன்நோட் சேவையில் ஆட்டோ லாக் ஆப்ஷன் நீங்கள் டாக்குமென்ட் இடையே டெல்லும் போது ஆட்டோ லாக் ஆகும். மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸ் வழங்கும் என்க்ரிப்ஷன் பலமாக இருந்தாலும் உங்களது தகவல்களுக்கு பாதுகாப்பு வழங்குகிறது.